Tổng đài điện thoại PABX là một loại hệ thống điện thoại kết nối nhiều điện thoại cố định trên một mạng nội bộ. Thay vì thiết lập các đường dây điện thoại hoàn toàn khác nhau cho mọi người dùng, PABX cho phép bạn:

• Thiết lập tiện ích mở rộng từ cùng một số điện thoại
• Nhận và thực hiện cuộc gọi từ một số được chia sẻ với nhóm người dùng. Tổng đài PABX hiện đại thế hệ mới thậm chí cho phép quản trị viên thiết lập các cài đặt nâng cao để quản lý từng máy nhánh.
• Dễ dàng định tuyến và chuyển cuộc gọi
• Thực hiện cuộc gọi nội bộ và cuộc gọi nhóm

Bằng cách này, bạn không cần phải đầu tư vào một đường dây điện thoại hoàn toàn mới mỗi nhân viên giúp giảm chi phí thuê bao và cước gọi. Khi bạn có hệ thống PABX, hệ thống này sẽ tự động chuyển đổi và kết nối các cuộc gọi của bạn với các tiện ích mở rộng phù hợp. PABX giúp quá trình gọi đơn giản nhất có thể cho người dùng điện thoại cố định.

Sự khác nhau giữa tổng đài PABX và PBX

Hệ thống PABX có chức năng giống với hệ thống tổng đài chi nhánh riêng (PBX). Sự khác biệt chính là hệ thống PABX hoàn toàn tự động hóa quá trình chuyển mạch. Các hệ thống tổng đài truyền thống yêu cầu các doanh nghiệp có nhân viên vận hành, những người trả lời cuộc gọi theo cách thủ công và kết nối người gọi với đúng người hoặc phòng ban. Bạn có thể đã thấy các nhân viên tổng đài đóng vai trò là người điều khiển và điều hướng các cuộc gọi ở các tổng đài PBX thế hệ cũ, nhưng họ không thường thấy trong các văn phòng hiện đại. Mặt khác, hệ thống PABX sử dụng chuyển mạch điện tử. Quy trình này được vi tính hóa, vì vậy mọi người không cần quản lý quy trình này. Một điều nữa cần lưu ý: hệ thống tổng đài thủ công hiếm khi được sử dụng trong thời điểm hiện tại. PBX truyền thống đã quá lỗi thời, các thuật ngữ PBX và PABX thường được sử dụng đồng nghĩa.

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ PABX hoạt động thế nào?

Hệ thống PABX tạo ra một mạng điện thoại nội bộ được sử dụng riêng bởi công ty của bạn. Phần mềm và phần cứng của hệ thống điện thoại của bạn – bao gồm điện thoại cố định và các thiết bị phụ trợ trong hệ thống không được chia sẻ với các đường dây bên ngoài. Khi bạn thực hiện các cuộc gọi nội bộ, điều này cho phép bạn chỉ cần quay số máy lẻ và liên hệ với đúng thành viên trong nhóm mà không cần sử dụng mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Tiếp cận những người trong tổ chức của bạn cực kỳ đơn giản. Mặt khác, các cuộc gọi đi sử dụng đường trung kế để kết nối với PSTN. Mỗi đường trục chỉ có thể hỗ trợ một số tiện ích mở rộng hạn chế cùng một lúc, do đó, hệ thống PABX có thể khiến bạn dễ gặp phải các vấn đề về khối lượng cuộc gọi cao.

Với hệ thống PABX, bạn có thể thuê một lễ tân để nhận và định tuyến thủ công các cuộc gọi đến. Nhưng vì không cần phải chuyển đổi thủ công, nhiều công ty đã thiết lập một tiếp viên tự động hoặc phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR), cung cấp lời chào tự động và danh sách các tùy chọn điện thoại để người gọi lựa chọn – ví dụ: “quay số 1 để gặp bộ phận kinh doanh ”Hoặc“ quay số 2 để được hỗ trợ khách hàng ”. Dựa trên lệnh của người gọi, hệ thống PABX của bạn sẽ thực hiện phép thuật kết nối tự động – mà không cần chuyển cuộc gọi một cách thủ công.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ PABX

Hệ thống PABX có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn nâng cao giao tiếp giữa các nhân viên trong công ty và tối ưu hóa chi phí cước gọi. Tổng đài PABX có thể đơn giản hóa việc liên lạc qua điện thoại và cung cấp ba lợi ích sau đây.

• Không yêu cầu nhân viên vận hành: PABX là hệ thống chuyển mạch tự động, tự định tuyến các cuộc gọi và các chức năng khác do quản trị viên thiết lập sẵn. Nó phép toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp tập trung vào việc kinh doanh chính thay vì thêm người trực điện thoại làm việc này.
• Giảm chi phí: Chi phí vận hành không phải là chi phí duy nhất mà bạn có thể cắt bỏ. Không giống như các điện thoại cũ, PABX (và thậm chí cả PBX truyền thống) đảm bảo bạn không cần số riêng cho mọi nhân viên. Điều này có nghĩa là chi phí ít hơn đáng kể, giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình dễ dàng hơn.
• Nâng cao trải nghiệm liên lạc: Với PABX, hệ thống điện thoại của bạn có thể tự động định tuyến người gọi đến đúng địa điểm người nghe bằng cách sử dụng định tuyến tự động hoặc IVR. Nó giảm thiểu thông tin sai lệch hoặc lỗi của con người trong quá trình vận hành.

Nhược điểm của tổng đài nội bộ PABX

Tổng đài PABX chắc chắn là một cải tiến so với PBX truyền thống, nhưng khi bạn đang sử dụng điện thoại cố định, hệ thống điện thoại của bạn vẫn sẽ lỗi thời. Dưới đây là một số nhược điểm của PABX tiêu chuẩn:

• Hệ thống PABX tiêu chuẩn sử dụng chủ yếu là phần cứng và cần có nhân viên kỹ thuật để thiết lập, cài đặt và bảo trì. Khi hệ thống PABX cần nâng cấp hoặc xảy ra lỗi, điều này có nghĩa là công ty của bạn cũng có trách nhiệm sửa chữa nó. 

• Nếu bạn muốn nâng cấp hoặc mở rộng thêm các tính năng, bạn sẽ phải mua phần cứng mới hoặc điện thoại cố định hoàn toàn mới cho từng thành viên trong nhóm của mình. Việc thiết lập những chiếc điện thoại mới đó sẽ dẫn đến nhiều chi phí hơn.

• Một hệ thống PABX điển hình yêu cầu bạn sử dụng và mua điện thoại cố định tương thích với phần còn lại của hệ thống. Bạn không có sự linh hoạt khi nói đến các thiết bị và các thành viên trong nhóm của bạn sẽ không thể làm việc khi di chuyển.

• PABX tiêu chuẩn cung cấp các tính năng điện thoại tối thiểu như thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi và chờ cuộc gọi. Một số tính năng nâng cao cũng có thể cho phép bạn xây dựng trung tâm cuộc gọi bằng cách mua thêm các hần cứng, như thiết bị ghi âm cuộc gọi, thiết bị IVR,…

• Bạn cần có đội ngũ chuyên gia CNTT của riêng mình sẵn sàng trợ giúp trong trường hợp khẩn cấp. Điều này có thể dẫn đến chi phí phụ trội, không bao giờ là lý tưởng khi bạn đang cố gắng phát triển doanh nghiệp.