Tổng đài điện thoại thường dùng trong doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại đã và đang tiếp tục được ưa chuộng sử dụng trong các công việc kinh doanh ngày nay như một hệ thống điện thoại hoặc mạng điện thoại riêng do doanh nghiệp sở hữu. Hệ thống điện thoại như vậy cho phép người dùng là nhân viên có thể liên lạc nội bộ với nhau miễn phí và chia sẻ đường dây trung kế bưu điện để gọi ra ngoài cho khách hàng, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp là văn phòng công ty, khách sạn, resort, nhà nghỉ, bệnh viện, trường học, nhà máy,.v.v..

Hiện nay tổng đài nội bộ PABX-Analog và IP-PBX đang được dùng song song. Mặc dù VoIP là công nghệ mới hơn với các tính năng ưu việt hơn, tuy nhiên giá thành thiết bị VoIP còn khá cao, trong khi hệ thống tổng đài PABX vẫn đáp ứng rất tốt nhu cầu đàm thoại cơ bản. Có thể nói rằng mỗi loại công nghệ tổng đài PABX hay VoIP hướng tới nhu cầu, ngân sách, điều kiện hạ tầng mạng khác nhau, người dùng sẽ cần cân nhắc vào các điều kiện cụ thể để đầu tư hệ thống nào là phù hợp với doanh nghiệp của mình.

1. Tổng đài nội bộ Anallog-PABX

Hệ thống tổng đài điện thoại ban đầu sử dụng công nghệ tương tự Analog với hệ thống dây điện riêng được kết nối giữa tổng đài PABX với các máy nhánh là các điện thoại để bán cố định truyền thống. Tổng đài nội bộ PABX kết nối mở rộng mạng điện thoại nội bộ với mạng diện rộng PSTN thông qua các đường trung kế. Điện thoại, máy fax và modem có thể được kết hợp trong hệ thống PABX. Hệ thống này có nhiều kích cỡ khác nhau và được lắp đặt tại địa điểm của doanh nghiệp.

Vẫn còn rất nhiều công ty đã và đang tiếp tục sử dụng hệ thống tổng đài nội bộ PABX trong thông tin liên lạc. PABX đáp ứng tốt các tính năng nghe gọi cơ bản và giá thành mua thiết bị tổng đài, điện thoại có giá khá rẻ.

Hệ thống tổng đài PABX thế hệ mới có nhiều cải tiến, cung cấp một số tính năng hiện đại:

DISA: Phản hồi bằng giọng nói tương tác.
Thiết kế kiểu khe cắm chờ, người dùng dễ dàng nâng cấp trong tương lại bằng cách mua thêm card FXS/FXO.
Đơn giản hóa việc cài đặt, thiết lập bằng phần mềm trên máy tính PC.

1.1 Văn phòng, chi nhánh nhỏ, các tầng tòa nhà

Văn phòng công ty, nhà nghỉ, khách sạn nhỏ,.v.v thường cần tổng đài có tính năng cơ bản với tính năng “cắm và chạy” cho vài máy điện thoại trang bị cho nhân viên để liên lạc nội bộ và ra ngoại mạng.

Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.

1.2 Văn phòng, trụ sở công ty của doanh nghiệp, khách sạn, resort trung bình và lớn

Khách sạn, doanh nghiệp lớn thường quản lý tất cả hoạt động liên lạc qua điện thoại nội bộ và bên ngoài. Các cuộc gọi nội bộ trong hệ thống điện thoại thường là các cuộc gọi giữa các nhân viên, giữa khách và quầy lễ tân hoặc các bộ phận chuyên môn khác.

Đối với khách sạn, các tính năng DISA (Phản hồi bằng giọng nói tương tác), Billing (tính cước cuộc gọi), thống kê cuộc gọi, nhạc chờ,… là những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng được trang bị sẵn:

Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…

1.3 Điện thoại để bàn Analog

Điện thoại bàn thông dụng IKE-885: Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.
Điện thoại treo tường TSC-206: có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp.
Điện thoại để bàn chuyên dùng cho khách sạn: phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.

2.Tổng đài nội bộ IP-PBX

Ngày nay, tổng đài điện thoại sử dụng công nghệ VoIP kỹ thuật số hoạt động trên nền tảng mạng IP, bao gồm tổng đài IP và điện thoại bàn IP có thể được lắp đặt trên mạng LAN dùng dây cáp Ethernet hoặc không dây Wifi.

2.1 Thiết bị tổng đài IP

Tổng đài IPX-330: 30 tài khoản SIP, 15 cuộc gọi đồng thời, 15 SIPTrunks. Tổng đài VoIP PLANET IPX-2200 hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.
Tổng đài IPX-2100: 100 tài khoản SIP, 30 cuộc gọi đồng thời, 30 SIPTrunks. Tổng đài VoIP PLANET IPX-2200 hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.
Tổng đài Planet IPX-2200: 200 tài khoản SIP, 60 cuộc gọi đồng thời, 60 SIPTrunks. Tổng đài VoIP Planet IPX-2200 hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.
Tổng đài Planet IPX-2500: 500 tài khoản SIP, 100 cuộc gọi đồng thời, 100 SIPTrunks. Tổng đài VoIP IPX-2500 hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.

Khác với tổng đài điện thoại PABX truyền thống, âm thanh giọng nói của người dùng sẽ được chuyển thành tín hiệu kỹ thuật số IP truyền trên mạng IP sau đó được chuyển đổi sang tín hiệu tương tự cho các cuộc gọi trên đường dây nội hạt hoặc gọi ra ngoài qua SIPtrunk/PSTN/Di động GSM/3G/4G. Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP mang lại các lợi ích:

Gọi nội bộ miễn phí không bị giới hạn về địa lý.
Cước phí gọi ra ngoại mạng rẻ.
Năng lực xử lý cuộc gọi cao, nhiều cuộc gọi đồng thời.
Chất lượng âm thanh cao.
Hỗ trợ đa nhiệm, đa dạng thiết bị đầu cuối VoIP và phần mềm VoIP Softphone.
Tận dụng được hạ tầng mạng LAN/WAN/Internet có sẵn.
Dễ lắp đặt, nâng cấp.

Hơn thế nữa, tổng đài IP còn được trang bị sẵn nhiều tính năng hiện đại tiên tiến, như lời chào chuyên nghiệp, ghi âm/quản lý cuộc gọi, Voice Mail, Fax Over IP.

2. Điện thoại IP Atcom

Điện thoại Atcom cung cấp nhiều mẫu mã, phù hợp với các yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp theo các hạ tầng mạng LAN sẵn có khác nhau.

Điện thoại để bàn Wifi cơ bản, băng tần đơn 2.4GHz: Điện thoại Wifi bao gồm Atcom D2SW giá rẻ và Atcom A20W là các model phổ thông được tối ưu hóa về giá thành, phù hợp với việc trang bị hàng loạt.

Điện thoại để bàn VoIP cơ bản giá rẻ, sử dụng dây RJ45, tốc độ 10/100Mbps: bao gồm Atcom D20, D21 (PoE), D32 (màn hình màu), D33 (màn hình màu, PoE), A10, A11 (PoE), A21 (PoE), A41 (PoE) phổ thông nhất, đáp ứng các nhu cầu sử dụng cơ bản, phù hợp với việc trang bị hàng loạt cho các nhân viên.
Điện thoại IP Wifi cao cấp, băng tần kép: bao gồm Atcom A48WAC, A68WAC được trang bị các tính năng vượt trội như màn hình màu kích thước lớn, phím bấm DSS, khả năng kết nối tới thiết bị ngoại vi với khả năng kết nối băng tần kép. Điện thoại lễ tân Atcom phù hợp với các vị trí làm việc bận rộn như các vị trí quản lý, lễ tân, thư kí.

3. Tại sao hệ thống tổng đài điện thoại VoIP lại ngày càng được ưa chuộng?

VoIP là công nghệ mới nhất được áp dụng và phổ biến trong thời gian gần đây, người dùng sẽ được hưởng những tính năng và tiện ích vượt trội.

3.1 Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP (hay còn được gọi là tổng đài VoIP, tổng đài IP PBX), thực tế là 1 SIP server, thực hiện nhiệm vụ chuyển mạch các cuộc gọi giữa các điện thoại IP (điện thoại SIP) trong mạng LAN/WAN/internet. Nếu bạn có kết nối internet, bạn có thể gọi cho bất kỳ ai bằng VoIP Phone thông qua tổng đài IP mà không cần đến dịch vụ điện thoại PSTN hoặc GSM. Các giải pháp VoIP hoạt động trên máy tính PC/Server vì nó được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn mở như mã nguồn Asterisk. Các nhà cung cấp dịch vụ VoIP làm được nhiều việc hơn như thiết lập cuộc gọi, định tuyến các cuộc gọi đi và đến thông qua các mạng điện thoại hiện có.

Để so sánh thì điện thoại cố định phụ thuộc vào mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN), sử dụng đường truyền tương tự để truyền tín hiệu thoại. Nếu bạn muốn thực hiện cuộc gọi, bạn phải lắp đặt thêm hệ thống dây cáp đồng RJ11 để mang tín hiệu điện và thoại. Tổng đài (PBX) Analog là một trong những thành phần chính của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog, sử dụng đường dây cáp đồng RJ11 này kết nối các phần mở rộng điện thoại nội bộ với mạng điện thoại công cộng và thường khá tốn kém để thiết lập, duy trì. Tuy nhiên với tổng đài VoIP PBX thì việc triển khai lắp đặt và vận hành đơn giản hơn, chỉ bằng cách cắm điện thoại IP vào mạng LAN có sẵn là đã hoàn tất và hoạt động rất đáng tin cậy với hiệu năng cao xử lý cuộc gọi cao hơn.

Giao thức thoại qua Internet hoàn toàn bỏ qua công ty điện thoại trung gian. Bất cứ nơi nào có kết nối Internet băng thông rộng, bạn đều có thể sử dụng VoIP. Đây là một nâng cấp đáng kể từ hệ thống điện thoại analog. Ngày nay, VoIP được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn mở như Giao thức khởi tạo phiên (SIP). SIP cung cấp khả năng tương tác hoàn chỉnh giữa các điện thoại bàn, điện thoại hội nghị và các ứng dụng VoIP khác nhau.

2. Cước nghe gọi rẻ

Đây là điểm mấu chốt và rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Các công ty có thể tiết kiệm chi phí đáng kể là áp dụng hệ thống điện thoại VoIP. Sở dĩ làm được điều này vì cước cuộc gọi VoIP nội bộ là miễn phí 100% tại tất cả các chi nhánh xa nhau qua nền tảng internet. Do vậy VoIP có thể giảm hóa đơn điện thoại, các doanh nghiệp khác nhau và nhu cầu đàm thoại cũng khác nhau, có thể giảm ít hoặc nhiều, nhưng chắc chắn 1 điều, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí đáng kể.

Bên cạnh đó, các cuộc gọi ngoại mạng VoIP cũng rẻ hơn so với Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) hoặc mạng điện thoại chuyển mạch kênh truyền thống.

3. Tiết kiệm chi phí đi dây cáp đồng

Các kết nối băng thông rộng cũng không cần thêm dây vì mạng VoIP cho phép cả thoại và dữ liệu trên cùng một kênh, đó là khả năng gửi và nhận thoại và dữ liệu đồng thời nên không cần có 1 hệ thống cáp đồng riêng. Hầu hết các điện thoại bàn VoIP chỉ cần một Ethernet hoặc không dây Wifi để kết nối với IP PBX.

Hơn nữa, với giải pháp cấp nguồn qua Ethernet (PoE) cho phép triển khai hệ thống tổng đài điện thoại có dây PoE cho các văn phòng trở nên đơn giản hơn và giảm thiểu dây nguồn, ổ cắm điện trên bàn làm việc. Với giải pháp tổng đài hoàn toàn không dây trên mạng Wifi? Dịch vụ VoIP chuyên nghiệp cũng có sẵn khi dùng với các điện thoại VoIP Wifi hoặc dưới dạng ứng dụng phần mềm có trên máy tính PC/ hoặc điện thoại thông minh.

4. Làm việc Từ xa

Chuyển sang VoIP cho phép nhân viên luôn kết nối với hệ thống điện thoại của công ty trong khi làm việc từ xa chỉ cần có kết nối internet. Các tính năng tiên tiến của tổng đài điện thoại VoIP như chờ cuộc gọi, tự động trả lời, gọi video tức thì, gọi hội nghị và những tính năng khác không được cung cấp bởi điện thoại truyền thống. Các nghiên cứu cho thấy điều này không chỉ có thể tăng năng suất của nhân viên khi làm việc tại bất kỳ khi nào, địa điểm nào, mà còn có thể cắt giảm không gian văn phòng và đặc biệt hữu ích khi làm việc trong điều kiện dịch bệnh truyền truyền nhiễm.

Trong lực lượng lao động ngày càng di động, khả năng tiếp cận từ xa cho phép doanh nghiệp của bạn linh hoạt. Nhân viên di động có thể làm việc hiệu quả bất kể vị trí của họ. Hơn thế nữa: VoIP điều chỉnh dựa trên cách nhân viên của bạn làm việc. Nhân viên không cần phải có mặt tại văn phòng, họ có thể làm việc trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ từ mọi nơi.

5. Tăng khả năng tiếp cận

Bên cạnh hiệu quả chi phí, khả năng tiếp cận là một trong những lợi ích lớn nhất của VoIP đối với doanh nghiệp với khả năng thực hiện cuộc gọi từ mọi nơi mọi lúc. Nếu bạn có kết nối internet tốt, bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi cho doanh nghiệp của mình. Và khi bạn không thể trả lời cuộc gọi, bạn có thể chuyển cuộc gọi đến một người khác hoặc nhận thư thoại qua email cho bạn. Một lợi ích đáng chú ý của VoIP là khả năng mang theo điện thoại công việc của bạn mà không cần gì khác ngoài một chiếc điện thoại VoIP hoặc một ứng dụng softphone.

Số VoIP, còn được gọi là số ảo, hoàn toàn có thể di động. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng cùng một số bất cứ nơi nào bạn đi. Tốt hơn nữa, trong trường hợp doanh nghiệp của bạn thay đổi địa chỉ, bạn có thể giữ nguyên số VoIP.

6. Cấu hình linh hoạt, sẵn các tính năng tiện ích, dễ mở rộng

Từ việc xây dựng trung tâm cuộc gọi (Call Center), chăm sóc khách hàng/tư vấn bán hàng, cho tới liên lạc nội bộ, hệ thống tổng đài điện thoại công nghệ VoIP luôn đáp ứng được các yêu cầu này với rất nhiều lựa chọn về giao diện trung kế (PSTN), SIP Trunks (VoIP), GSM/3G (di động), E1/T1 (TDM), ISDN. Một số dòng tổng đài có thiết kế mở còn có khả năng hỗ trợ cả điện thoại bàn Analog và điện thoại IP.

Các tính năng ghi âm cuộc gọi, quản lý cuộc gọi, lời chào, tích hợp sẵn bộ nhớ trong dung lượng lớn, đàm thoại nhiều bên được tích hợp sẵn, người dùng được sử dụng miễn phí các tính năng này, trong khi đó tổng đài Analog thế hệ cũ có chi phí rất đắt và phải dùng nhiều thiết bị voice khác hỗ trợ. VoIP mang lại lợi thế hơn các hệ thống điện thoại truyền thống với khả năng gọi đa bên. Các tổ chức lớn và nhỏ thường cần một nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị riêng biệt cho phép nhiều người tham gia cùng một cuộc gọi.

Khả năng mở rộng là một trong nhiều lợi thế của VoIP khiến nó trở thành một đề xuất hấp dẫn cho các doanh nghiệp đang phát triển. Với tùy chọn mở rộng về phần cứng, phần mềm này, mọi chủ doanh nghiệp sẽ thích một hệ thống điện thoại phát triển theo bước kinh doanh của họ. Giải pháp VoIP loại bỏ việc phải mua phần cứng đắt tiền hoặc đường dây chuyên dụng khi bạn phát triển.

7. Dễ sử dụng, dễ lắp đặt, chi phí vận hành, bảo dưỡng rất thấp

Thừa hưởng tính năng “Cắm là chạy – Plug and Play” của công nghệ mạng IP, người dùng chỉ việc lắp đặt, kết nối và cấu hình các tổng đài IP, điện thoại IP nhanh chóng, dễ dàng qua giao diện Web. Việc vận hành, bảo dưỡng cho hệ thống cũng với chi phí không đáng kể, không cần một kỹ năng về kỹ thuật đặc biệt hoặc nhân viên IT chuyên nghiệp nào cho việc này.