Nhiều doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, nhà hàng, resort, trường học, bệnh viện, nhà xưởng,… đã và đang xem xét lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ để nâng cao hiệu quả giao tiếp. Tổng đài điện thoại nội bộ không những thúc đẩy bán hàng, chăm sóc khách hàng mang lại hiệu quả cao, giảm việc đi lại cơ học mà còn giúp doanh nghiệp giảm cước phí liên lạc phải trả cho nhà mạng, nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Trong thực tế, hiện nay có 2 loại tổng đài nội bộ là PABX và VoIP cùng được sử dụng song song trên thị trường. Mỗi tổng đài nội bộ này đều có những ưu/nhược điểm khác nhau, từ đó hướng tới nhu cầu, ngân sách và điều kiện hạ tầng mạng khác nhau. Khi bạn nắm bắt rõ được ưu nhược điểm của PABX và VoIP, cũng như xác định rõ được nhu cầu, bạn sẽ chọn được giải pháp tổng đài nội bộ phù hợp với doanh nghiệp của mình.
1. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ PABX
PABX là một hệ thống tổng đài nội bộ gồm các điện thoại để bàn Analog kết nối với tổng đài Analog bằng các đường dây điện thoại, cung cấp các dịch vụ liên lạc viễn thông cơ bản.
Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog cho phép bạn thực hiện và nhận cuộc gọi giữa người dùng trong nội bộ một văn phòng, cũng như ra bên ngoài bằng điện thoại được kết nối trung kế PSTN của bưu điện.
Giải pháp như vậy giúp tăng hiệu quả về giao tiếp, đồng thời tiết kiệm được chi phí cuộc gọi điện thoại nội bộ và nâng cao các quy trình kinh doanh sử dụng giao tiếp bằng giọng nói.
1.1 Thiết bị tổng đài nội bộ PABX Mini cho quy mô nhỏ
Văn phòng, chi nhánh, doanh nghiệp SOHO thường cần một hệ thống tổng đài Mini dễ sử dụng, “Cắm và Chạy”, đồng thời có đầy đủ kết nối CO tới đường dây PSTN bưu điện, cũng như máy nhánh là điện thoại để bàn cho các nhân viên. Dưới đây là một số tổng đài Analog Mini PABX thông dụng
- Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
- Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
1.2 Thiết bị tổng đài nội bộ PABX cho quy mô vừa và lớn
Các khách sạn, resort, doanh nghiệp vừa và lớn thường có chu cầu quản lý các cuộc gọi nội bộ và ngoại mạng, đồng thời yêu cầu thêm nhiều tính năng nâng cao như tính cước Billing, nhạc chuông chờ, chuyển tiếp cuộc gọi,… Dưới đây là một số model tổng đài Analog lớn để bạn tham khảo:
- Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
- Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
1.3 Thiết bị điện thoại nội bộ để bàn
- Điện thoại bàn thông dụng IKE-885: Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.
- Điện thoại treo tường TSC-206: có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp.
- Điện thoại để bàn chuyên dùng cho khách sạn: phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.
1.4 Ưu điểm khi lắp đặt tổng đài nội bộ PABX
- Chi phí mua thiết bị tổng đài nội bộ PABX, điện thoại để bàn rẻ.
- Tổng đài PABX thế hệ mới dễ sử dụng, dễ nâng cấp: hỗ trợ cài đặt qua máy tính, khe cắm mở rộng.
- Chất lượng ổn định, dễ thao tác
1.5 Nhược điểm khi lắp đặt tổng đài nội bộ PABX
- Yêu cầu đường dây điện thoại độc lập.
- Thiết bị tổng đài nội bộ lớn thường có kích thước cồng kềnh.
2. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP
Hầu hết các doanh nghiệp là các công ty, trường học, nhà xưởng, tòa nhà, bệnh viện, trường học, khách sạn, resort, nhà nghỉ,… đều đã có sẵn một hệ thống mạng LAN nội bộ, có thể là có dây CAT5/CAT6 với các đầu nối RJ45 hoặc/và mạng nội bộ không dây Wifi. Tổng đài điện thoại nội bộ IP/ VoIP sử dụng chính hạ tầng mạng nội bộ này để kết nối với nhau, giúp các cá nhân hoặc nhóm đàm thoại với nhau dễ dàng.
Lý do chính mà hệ thống tổng đài điện thoại được ưa chuộng là:
- Toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp có thể tiếp cận với số lượng lớn khách hàng thông qua ít đầu số làm hotline cố định thay vì dùng số di động cá nhân.
- VoIP dùng trên hạ tầng mạng LAN có sẵn, giúp doanh nghiệp giảm chi phí mua thêm và thi công lắp đặt 1 hệ thống dây điện thoại riêng.
- Dễ dàng cấu hình, triển khai trên giao diện Web dễ hiểu, không cần có chuyên viên IT chuyên biệt.
- Dễ dàng thiết lập các cuộc gọi nội bộ giữa nhiều chi nhánh qua mạng Internet miễn phí, không giới hạn khoảng cách.
- Chất lượng cuộc gọi cao, ổn định.
- Dễ dàng lựa chọn nhiều loại điện thoại VoIP để sử dụng trên nhiều loại hạ tầng mạng khác nhau: mạng có dây RJ45, có PoE hoặc không PoE, hoặc triển khai hoàn toàn trên mạng không dây Wifi.
- Linh hoạt khi bố trí vị trí chỗ ngồi làm việc, đặc biệt là với loại điện thoại để bàn Wifi.
2.1 Thiết bị tổng đài nội bộ IP/VoIP
- Tổng đài IP PLANET IPX-330: Hỗ trợ 30 máy lẻ SIP, 15 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2100: Hỗ trợ 100 máy lẻ SIP, 30 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2200: Hỗ trợ 200 máy lẻ SIP, 60 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2500: Hỗ trợ 500 máy lẻ SIP, 100 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
2.2 Thiết bị điện thoại nội bộ IP-Phone
Điện thoại IP thương hiệu ATCOM là một thiết bị liên lạc đáng tin cậy, đa dạng chủng loại được thiết kế dành cho doanh nghiệp dùng trên các hạ tầng mạng có dây và không dây Wifi.
Được tích hợp sẵn các tính năng hiện đại, dễ sử dụng, linh hoạt với hệ thống loa ngoài song công đầy đủ, âm thanh HD, điện thoại Ip ATCOM giúp người dùng giao tiếp giữa hai hoặc nhiều bên kinh doanh rõ ràng, chống ồn hiệu quả cao.
- Điện thoại bàn Wi-Fi có tính năng cơ bản: Atcom D2SW, A20W, A20WAC.
- Điện thoại bàn cáp Ethernet tính năng cơ bản: Atcom D20, D21 (Poe), D32, D33 (PoE), A11 (PoE), A21 (PoE).
- Điện thoại bàn cao cấp cho lễ tân, quản lý: Atcom A48WAC, Atcom A68WAC.
3. Lắp tổng đài điện thoại nội bộ cần lưu ý gì?
Người dùng cũng cần xác định một số thông tin quan trọng khi xây dựng hệ thống tổng đài để có thể tiết kiệm nhất.
3.1 Số lượng nhân viên hiện tại cần dùng
Số lượng nhân viên quyết định tới mua tổng đài nội bộ PABX hoặc tổng đài IP, cũng như số lượng máy điện thoại để bàn phổ thông tương ứng. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần xác định số lượng nhân viên sẽ bận rộn với các cuộc gọi như lễ tân, thư ký, quản lý để mua máy điện thoại đa chức năng phù hợp.
3.2 Đường trung kế kết nối ra mạng diện rộng
Tổng đài PABX mặc đình dùng trung kế PSTN, trong khi tổng đài IP mặc định là sử dụng Siptrunk, hầu hết giao diện Analog trên IP-PBX là lựa chọn mua thêm.
3.3. Hạ tầng dây mạng
- Nếu bạn dùng PABX, thì cần thi công đường dây cáp điện thoại riêng, độc lập với mạng LAN
- Nếu bạn dùng mạng không dây Wifi, bạn chỉ cần tính toán tải của Wifi Router/Wifi AP hiện có và xác định vùng phủ sóng để đặt điện thoại Wifi và dùng tổng đài IP.
- Nếu bạn dùng mạng có dây, bạn cần tính toán số lượng cổng mạng và đường dây RJ45 chờ tại điểm lắp đặt tương ứng điện thoại VoIP có dây. Bạn cũng có thể chia sẻ đường dây mạng với 1 máy tính PC bất kỳ cho điện thoại.
- Trong trường hợp sử dụng Switch PoE, đây là điều tuyệt vời cho mạng có dây, giúp đơn giản hóa việc triển khai khi 1 dây cáp có thể mang nguồn và dữ liệu đồng thời.
3.4. Kiểm tra chất lượng mạng và internet
Đối với tổng đài điện thoại IP, thì tốc độ, sự ổn định của mạng và internet ảnh hưởng lớn tới chất lượng truyền thông của doanh nghiệp nói chung, và VoIP nói riêng. Bạn có để dùng ứng dụng Speedtest và Wifi để kiểm tra tốc độ, vùng phủ sóng cho mạng có dây và không dây Wifi khi lắp đặt.
3.5. Lắp đặt và cấu hình hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ
Các thiết bị tổng đài , điện thoại vốn dễ sử dụng, được trang bị sẵn các phụ kiện để gá lắp, có thể để trên bàn hoặc treo tường. Việc cấu hình các thiết bị này hoàn toàn trên giao diện Web thân thiện, có hướng dẫn dễ hiểu, có thể thiết lập cấu hình tại chỗ hoặc từ xa.