Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ doanh nghiệp

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, nhà hàng, resort, trường học, bệnh viện, nhà xưởng,… đã và đang xem xét chuyển sang tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ IP/ VoIP cho hệ thống thông tin liên lạc. Tổng đài điện thoại nội bộ không những thúc đẩy bán hàng, chăm sóc khách hàng mang lại hiệu quả cao, mà còn giúp doanh nghiệp giảm cước phí liên lạc phải trả cho nhà mạng, nâng cao hiệu suất kinh doanh.

Hóa đơn thanh toán cước phí hàng tháng rẻ hơn và nhiều tính năng tiên tiến hơn đang hấp dẫn, cùng với công nghệ tổng đài điện thoại thế hệ cũ Analog ngừng sản xuất và dần khan hiếm hơn trên thị trường. Đây là những lý do các doanh nghiệp cân nhắc tới việc đầu tư một hệ thống thoại VoIP ( tổng đài IP, điện thoại IP,..), tuy nhiên còn ngại ngần trong việc tính toán về chi phí mua các thiết bị VoIP này, cũng như việc lắp đặt thiết lập chúng để đưa vào hoạt động.

Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ IP/ VoIP

he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP
he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP

Hầu hết các doanh nghiệp là các công ty, trường học, nhà xưởng, tòa nhà, bệnh viện, trường học, khách sạn, resort, nhà nghỉ,… đều đã có sẵn một hệ thống mạng LAN nội bộ, có thể là có dây CAT5/CAT6 với các đầu nối RJ45 hoặc/và mạng nội bộ không dây Wifi. Tổng đài điện thoại nội bộ IP/ VoIP sử dụng chính hạ tầng mạng nội bộ này để kết nối với nhau, giúp các cá nhân hoặc nhóm đàm thoại với nhau dễ dàng. Lý do chính mà hệ thống tổng đài điện thoại được ưa chuộng là:

  • Toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp có thể tiếp cận với số lượng lớn khách hàng thông qua ít đầu số làm hotline cố định thay vì dùng số di động cá nhân.
  • VoIP dùng trên hạ tầng mạng LAN có sẵn, giúp doanh nghiệp giảm chi phí mua thêm và thi công lắp đặt 1 hệ thống dây điện thoại riêng.
  • Dễ dàng cấu hình, triển khai trên giao diện Web dễ hiểu, không cần có chuyên viên IT chuyên biệt.
  • Dễ dàng thiết lập các cuộc gọi nội bộ giữa nhiều chi nhánh qua mạng Internet miễn phí, không giới hạn khoảng cách.
  • Chất lượng cuộc gọi cao, ổn định.
  • Dễ dàng lựa chọn nhiều loại điện thoại VoIP để sử dụng trên nhiều loại hạ tầng mạng khác nhau: mạng có dây RJ45, có PoE hoặc không PoE, hoặc triển khai hoàn toàn trên mạng không dây Wifi.
  • Linh hoạt khi bố trí vị trí chỗ ngồi làm việc, đặc biệt là với loại điện thoại để bàn Wifi.

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ giá rẻ cho văn phòng nhỏ

Với một doanh nghiệp có số nhân viên nhỏ hơn 30 người, tổng đài Planet IPX-330 (Taiwan) là giải pháp hoàn hảo, đã được trang bị sẵn trung kế Siptrunk + 2 đường FXO kết nối tới mạng PSTN của nhà mạng. Tổng đài nội bộ IPX-330 cũng có sẵn các tính năng chuyên nghiệp: lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi, thiết lập chính sách riêng cho từng số máy gọi ra/gọi vào,…

Tổng đài nội bộ PLANET hỗ trợ 30 user, 100 user, 200 user, 500 user

Các doanh nghiệp từ 30 nhân viên trở lên

Tuy nhiên với số lượng nhân sự nhiều hơn 30 người, doanh nghiệp sẽ cần một hệ thống tổng đài điện thoại lớn hơn, và các dòng tổng đài IP Planet (Taiwan – Đài Loan) thế hệ mới là giải pháp đáng được cân nhắc, tham khảo: IPX-2100 (100 user/30 cuộc gọi đồng thời), IPX-2200 (200 user/60 cuộc gọi đồng thời), IPX-2500 ( 500 user/100 cuộc gọi đồng thời) . Tùy chọn mua thêm các giao diện trung kế FXO, GSM, E1.

Lắp đặt điện thoại nội bộ giá rẻ

Điện thoại IP thương hiệu PLANET (Đài Loan – Taiwan) là một thiết bị liên lạc đáng tin cậy được thiết kế dành cho doanh nghiệp, mang đến chất lượng thoại và phong phú như thật cho các cuộc gọi. Điện thoại để bàn IP/VoIP PLANET có tính năng dễ sử dụng, linh hoạt với hệ thống loa ngoài song công đầy đủ, âm thanh HD giúp người dùng giao tiếp giữa hai hoặc nhiều bên kinh doanh rõ ràng, giảm nhiễu do hỗ trợ băng thông rộng G.722 và codec Opus.

Điện thoại nội bộ để bàn IP/VoIP PLANET

Điện thoại IP thương hiệu ATCOM là một thiết bị liên lạc đáng tin cậy, đa dạng chủng loại được thiết kế dành cho doanh nghiệp dùng trên các hạ tầng mạng có dây và không dây Wifi. Được tích hợp sẵn các tính năng hiện đại, dễ sử dụng, linh hoạt với hệ thống loa ngoài song công đầy đủ, âm thanh HD, điện thoại Ip ATCOM giúp người dùng giao tiếp giữa hai hoặc nhiều bên kinh doanh rõ ràng, chống ồn hiệu quả cao.

Dien thoai IP Atcom thong dung
Dien thoai IP Atcom thong dung

Lắp tổng đài điện thoại nội bộ cần lưu ý gì?

Mặc dù VoIP là tổng đài điện thoại có cấu trúc mở, người dùng có thể thêm các máy điện thoại để bàn vào bất kỳ khi nào, bất kỳ nơi nào miễn là có đường internet. Tuy nhiên người dùng cũng cần xác định một số thông tin quan trọng khi xây dựng hệ thống tổng đài để có thể tiết kiệm nhất.

1.Số lượng nhân viên hiện tại cần dùng để mua tổng đài IP và điện thoại để bàn IP

Số lượng nhân viên quyết định tới mua tổng đài IP và số lượng máy điện thoại IP phổ thông tương ứng. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần xác định số lượng nhân viên sẽ bận rộn với các cuộc gọi như lễ tân, thư ký, quản lý để mua máy điện thoại đa chức năng phù hợp.

2.Đường trung kế kết nối ra mạng diện rộng

Tổng đài IP mặc định là sử dụng Siptrunk, hầu hết giao diện Analog là lựa chọn mua thêm. Do vậy nếu doanh nghiệp sử dụng Siptrunk, thì không cần để ý tới điều này. Tuy nhiên nếu tiếp tục sử dụng giao diện FXO để kết nối tới nhà mạng viễn thông, bạn có thể cần cân nhắc số lượng giao diện FXO để kết nối tới PSTN.

3. Hạ tầng mạng LAN

Nếu bạn dùng tổng đài điện thoại nội bộ không dây Wifi, bạn chỉ cần tính toán tải của Wifi Router/Wifi AP hiện có và xác định vùng phủ sóng để đặt điện thoại.

Nếu bạn dùng điện thoại VoIP có dây , bạn cần tính toán số lượng cổng mạng và đường dây RJ45 chờ tại điểm lắp đặt. Bạn cũng có thể chia sẻ đường dây mạng với 1 máy tính PC bất kỳ cho điện thoại.

Trong trường hợp sử dụng Switch PoE, đây là điều tuyệt vời cho mạng có dây, giúp đơn giản hóa việc triển khai khi 1 dây cáp có thể mang nguồn và dữ liệu đồng thời.

4. Kiểm tra chất lượng mạng và internet

Tốc độ, sự ổn định của mạng và internet ảnh hưởng lớn tới chất lượng truyền thông của doanh nghiệp nói chung, và VoIP nói riêng. Bạn có để dùng ứng dụng Speedtest và Wifi để kiểm tra tốc độ, vùng phủ sóng cho mạng có dây và không dây Wifi khi lắp đặt.

5. Lắp đặt và cấu hình hệ thống tổng đài IP, điện thoại IP

Các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP vốn dễ sử dụng, được trang bị sẵn các phụ kiện để gá lắp, có thể để trên bàn hoặc treo tường. Việc cấu hình các thiết bị VoIP này hoàn toàn trên giao diện Web thân thiện, có hướng dẫn dễ hiểu, có thể thiết lập cấu hình tại chỗ hoặc từ xa.

Các bước lắp đặt, cài đặt và cấu hình chi tiết cho hệ thống tổng đài điện thoại tại ĐÂY.