Hệ thống tổng đài điện thoại là giải pháp cung cấp giao tiếp tương tác giữa nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, resort, nhà nghỉ, trường học, bệnh viện,…. và cho khách hàng ngoại mạng. Gắn liền với giao tiếp bằng giọng nói, từ lâu tổng đài điện thoại nội bộ đã phát triển. Từ tổng đài Analog-PABX cung cấp nghe gọi điện thoại cơ bản, cho đến tổng đài VoIP mới hơn bổ sung thêm tính năng nhắn tin văn bản, gọi điện video, hội nghị truyền hình, thư thoại, ghi âm cuộc gọi.
Cho dù ngày nay người dùng có xu hướng sử dụng nhiều hơn các ứng dụng được cài đặt sẵn trên smartphone, tuy nhiên tổng đài điện thoại vẫn là phương tiện giúp các doanh nghiệp thúc đẩy giao tiếp nội bộ, cũng như ngoại mạng để hiệu quả bán hàng, chăm sóc khách hàng, giảm bớt việc di chuyển đi lại, tiết kiệm chi phí trong kinh doanh.
Do vậy để thiết kế và thi công lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại đáp ứng với nhu cầu, quy mô của doanh nghiệp, lại vừa tiết kiệm được chi phí đầu tư là mối quan tâm của bất kỳ người dùng nào. Hiện nay tổng đài nội bộ PABX và IP-PBX cùng tồn tại song song, đáp ứng các nhu cầu sử dụng và ngân sách khác nhau của doanh nghiệp. Các thông tin dưới đây có thể là gợi ý để bạn tham khảo trước khi xây dựng một hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp của mình.
1. Thiết kế và thi công lắp đặt tổng đài nội bộ PABX-Analog
Hệ thống tổng đài điện thoại Analog truyền thống yêu cầu sử dụng điện thoại cố định để bàn Analog kết nối với tổng đài PABX thông qua đường dây cáp đồng vật lý. Điều này gây ra giới hạn khi kết nối các thiết bị đầu cuối với tổng đài PABX, cũng như khả năng mở rộng mạng và tính năng bị phụ thuộc quá nhiều vào phần cứng thiết bị.
Do vậy, khi cân nhắc tới một hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX là bạn đang cân nhắc tới một giải pháp đầu tư thiết bị giá rẻ kèm theo một hạ tầng dây cáp điện độc lập với mạng LAN để kết nối tới từng chiếc điện thoại để bàn.
1.1 Các thông tin kỹ thuật cần cân nhắc trước khi thi công lắp đặt
Bạn cần tính toán các thông số sau cho việc thiết kế, thi công lắp đặt và nâng cấp bảo trì sau này sẽ dễ dàng hơn. Các thông số kỹ thuật cần cân nhắc trước khi thiết kế và thi công lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX:
- Số lượng nhân viên hoặc số lượng điện thoại lắp đặt cho các phòng khách sạn.
- Hiện trạng hạ tầng dây cáp đồng hay thi công lắp đặt cáp mới.
- Tổng đài nội bộ Analog-PABX hỗ trợ số máy lẻ phù hợp với số lượng máy điện thoại để bàn.
- Điện thoại để bàn Analog màn hình LCD thông dụng.
- Vị trí lắp đặt tổng đài nội bộ PABX và đầu chờ RJ11 cho điện thoại bàn.
1.2 Tổng đài nội bộ PABX
Tổng đài PABX vẫn là hệ thống liên lạc được sử dụng rộng rãi trong các văn phòng, khách sạn và nhà máy hiện nay. Nó cung cấp nhiều đường dây kết nối tới điện thoại để bàn để nghe gọi nội bộ, đồng thời cung cấp nhiều đường dây PSTN bên ngoài cho các cuộc gọi ngoại mạng.
1.2.1 Văn phòng, chi nhánh nhỏ, các tầng tòa nhà
Văn phòng công ty, nhà nghỉ, khách sạn nhỏ,.v.v thường cần tổng đài có tính năng cơ bản với tính năng “cắm và chạy” cho vài máy điện thoại trang bị cho nhân viên để liên lạc nội bộ và ra ngoại mạng.
- Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
- Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
1.2.2 Văn phòng, trụ sở công ty của doanh nghiệp, khách sạn, resort trung bình và lớn
Khách sạn, doanh nghiệp lớn thường quản lý tất cả hoạt động liên lạc qua điện thoại nội bộ và bên ngoài. Các cuộc gọi nội bộ trong hệ thống điện thoại thường là các cuộc gọi giữa các nhân viên, giữa khách và quầy lễ tân hoặc các bộ phận chuyên môn khác.
Đối với khách sạn, các tính năng DISA (Phản hồi bằng giọng nói tương tác), Billing (tính cước cuộc gọi), thống kê cuộc gọi, nhạc chờ,… là những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng được trang bị sẵn:
- Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
- Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
1.3 Điện thoại để bàn Analog
- Điện thoại bàn thông dụng IKE-885: Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.
- Điện thoại treo tường TSC-206: có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp.
- Điện thoại để bàn chuyên dùng cho khách sạn: phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.
2. Thiết kế và thi công lắp đặt tổng đài nội bộ IP-PBX
Theo thời gian, công nghệ tổng đài điện thoại phát triển là công nghệ VoIP với nhiều ưu điểm vượt trội. Điện thoại Internet cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi qua mạng Giao thức Internet (IP), với chi phí thấp hơn nhiều so với mạng điện thoại chuyển mạch công cộng truyền thống (PSTN).
Người dùng giờ đây có thể sử dụng các ứng dụng (phần mềm hoạt động giống như điện thoại) có thể nằm trên nhiều loại máy tính, bao gồm máy tính cá nhân (PC), điện thoại bàn thông minh, điện thoại di động thông minh và máy tính bảng. Hoặc có thể dùng điện thoại IP phần cứng (điện thoại để bàn tương tự điện thoại cố định truyền thống).
2.1 Các thông tin kỹ thuật cần cân nhắc trước khi thi công lắp đặt
Cách tính toán các thông số cho việc thiết kế, thi công lắp đặt hệ thống tổng đài IP-PBX cũng tương như PABX, đó là:
- Số lượng nhân viên hoặc số lượng điện thoại lắp đặt cho các phòng khách sạn.
- Hiện trạng mạng LAN (cho hệ thống VoIP): (1) vùng phủ sóng Wi-Fi không dây và (2) mạng có dây Ethernet, số lượng cổng và các đầu cáp RJ45.
- Số lượng và loại điện thoại để bàn VoIP tương ứng không dây Wi-Fi và có dây.
- Tổng đài IP/ VoIP có dung lượng phù hợp với số lượng máy nhánh. Có tính tới khả năng mở rộng thêm trong tương lai khi có thêm người dùng.
- Vị trí lắp đặt tổng đài nội bộ IP-PBX và đầu chờ RJ45.
2.2 Tổng đài nội bộ VoIP dùng dây cáp Ethernet và không dây Wi-Fi
Tổng đài nội bộ IP-PBX cũng linh hoạt hơn khi có thể kết nối tới SIPtrunk/VoIP, cũng như tới mạng chuyển mạch công cộng (PSTN) cũ thông qua Card FXO/FXS. Dưới dây là một số dòng tổng đài nội bộ IP-PBX thường dùng:
- Tổng đài IP PLANET IPX-330: Hỗ trợ 30 máy lẻ SIP, 15 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2100: Hỗ trợ 100 máy lẻ SIP, 30 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2200: Hỗ trợ 200 máy lẻ SIP, 60 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2500: Hỗ trợ 500 máy lẻ SIP, 100 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
2.3 Điện thoại để bàn VoIP
Với nhiều doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện,… có thể đã có sẵn đầu dây mạng RJ45 tới từng điểm đặt máy tính hoặc điện thoại VoIP, người dùng có thể đầu tư điện thoại có dây phổ thông, chẳng hạn như Atcom D20 (không PoE) hoặc Atcom D21 (có PoE) để tiết kiệm chi phí mua thiết bị đầu cuối.
Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể phối hợp các các loại điện thoại để bàn Wifi như Atcom D2SW, Atcom A20W cho các vị trí không có dây mạng hoặc cần linh hoạt di chuyển.
Trải nghiệm sử dụng mạng không dây Wifi là phương án tối ưu cho cả công việc thiết kế, lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ mới, cũng như tiện lợi và linh hoạt cho cả người sử dụng.