Kể từ khi công nghệ VoIP được thương mại hóa và áp dụng rộng rãi, hàng loạt các ứng dụng phần cứng, phần mềm đã sử dụng công nghệ này đã giúp cho việc liên lạc với nhau trở nên thuận tiện hơn. Các ứng dụng này hoạt động trên nền tảng internet, có thể kể đến như phần mềm gọi điện Skype, Zalo, Viber,.v.v. cũng như phần cứng là các tổng đài IP, điện thoại IP và hoàn toàn miễn phí cước đàm thoại.

Trong đó, hệ thống tổng đài điện thoại VoIP đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với khả năng bảo mật cao, có thể quản lý được và khả năng kết nối linh hoạt ra mạng diện rộng với các công nghệ PSTN, E1, GSM khác nhau. Tổng đài điện thoại giúp doanh nghiệp giao tiếp nội bộ qua giọng nói miễn phí, cũng như tiếp cận khách hàng mới trong việc tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng có sẵn được hiệu quả, giảm cước phí liên lạc.

Tổng đài VoIP được tích hợp sẵn các tính năng chuyên nghiệp như lời chào tự động IVR, ghi âm/quản lý cuộc gọi, và đáp ứng đa dạng các quy mô doanh nghiệp từ 30 người dùng điện thoại IP Phone trở lên và trang bị SIPtrunks mặc định. Hoạt động trên nền tảng internet, hệ thống tổng đài IP dùng chung dây mạng với mạng LAN/WAN có sẵn của doanh nghiệp, do vậy giảm rất nhiều chi phí so với công nghệ Analog truyền thống. Hơn thế nữa, quản trị viên có thể kết nối các văn phòng, chi nhánh ở các vị trí địa lý khác nhau thành các cuộc nghe/gọi nội bộ, giúp giảm chi phí liên lạc.

Là một tập hợp các thiết bị VoIP được kết nối, tích hợp lại với nhau để hình thành một hệ thống truyền thông liên lạc bằng giọng nói, sử dụng các gói tin IP truyền tải trên nền tảng LAN/WAN/Intetnet. Thành phần cơ bản của hệ thống tổng đài điện thoại VoIP sẽ bao gồm:

Điện thoại IP (hay còn gọi là điện thoại VoIP, điện thoại IP phone, SIP Phone)

Điện thoại IP là thiết bị đầu cuối giao tiếp trực với người dùng, trang bị màn hình LCD/bàn phím để giúp họ thực hiện các thao tác quay số, nghe/gọi điện thoại và một số chức năng chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm, …

dien-thoai-IP-Atcom-D33
dien thoai IP Atcom D33

Điện thoại IP để bàn dùng dây RJ45: là sử dụng dây mạng kết nối tới các Switch trong mạng LAN với cổng mạng 10/100Mbps hoặc Gigabit. Điện thoại IP PoE sẽ lấy trực tiếp nguồn điện từ Switch PoE song song với trao đổi dữ liệu, giúp tiết kiệm dây điện, ổ cắm.

Điện thoại IP ATCOM A1X
Điện thoại IP ATCOM A1X

Điện thoại IP Wifi: là sử dụng mạng Wifi để nghe gọi VoIP bằng cách kết nối tới các thiết bị Wifi Router/Wifi AP, có thể là băng tần đơn 2.4GHz hoặc băng tần kép 2.4Ghz/5GHz. Điện thoại VoIP Wifi là giải pháp hiện đại, tiết kiệm nhiều chi phí dây mạng, công sức đục đẽo và bảo vệ cảnh quan văn phòng, linh hoạt khi bố trí lắp đặt.

Tổng đài IP (Tổng đài VoIP)

Tổng đài VoIP thường dùng là tổng đài IP vật lý đặt tại các doanh nghiệp, cung cấp các giao diện kết nối với trung kế SIPtrunks, PSTN, GSM, E1, ISDN và các nhánh mở rộng tới các điện thoại IP Phone.

Tong_dai_IP_Planet
Tong_dai_IP_Planet

Một số dòng tổng đài IP hiện đại có thiết kế mở, hỗ trợ thêm cả điện thoại bàn Analog với các giao diện FXS. Giải pháp tổng đài IP vật lý có ưu thế khi số lượng nhân viên lớn làm việc tập trung tại 1 nơi, như trụ sở chính hoặc chi nhánh lớn.  

Thiết bị mạng: Switch và Wifi Router/Wifi AP   

Để kết có thể kết nối các điện thoại IP, tổng đài IP với nhau, chúng ta cần các các thiết bị mạng, bao gồm các thiết bị Switch, hoặc Switch POE tùy theo nhu cầu người dùng.

Với mạng Wifi không dây, chúng ta sẽ dùng các thiết bị Wifi, như Wifi router và Wifi AP, cho một giải pháp không dây hiện đại, năng động.

Những lưu ý khi xây dựng giải pháp tổng đài điện thoại VoIP 

Rõ ràng là với những lợi ích rất lớn về những tiện ích sử dụng, khả năng nâng cấp mở rộng dễ dàng và phương thức nghe gọi VoIP giá rẻ, việc đầu tư là xu hướng tất yếu và là giải pháp tuyệt vời để thay thế hệ thống tổng đài Analog. Vậy khi cần chuẩn bị đầu tư một hệ thống liên lạc VoIP, người dùng cần lưu ý những điểm sau:

1. Số máy nhánh (Nhân viên sử dụng)

Số máy nhánh là một thông số quan trọng khi lựa chọn tổng đài IP, với VoIP sẽ là số tài khoản SIP (SIP Account). Với 1 nhân viên bình thường, 1 tài khoản SIP là đủ và sẽ tương ứng với 1 điện thoại VoIP. Với những vị trí làm việc bận rộn hơn, cần nhận nhiều cuộc gọi thì có thể dùng nhiều hơn tài khoản SIP để dễ dàng nhận được nhiều cuộc gọi. Một điện thoại bàn IP phổ thông hiện nay có thể cấu hình được từ 3 tài khoản SIP trở lên.

Như vậy khi tính được tổng số tài khoản SIP cần sử dụng, có thể lựa chọn được tổng đài IP tương ứng. 

2. Trung kế (Giao diện kết nối với mạng diện rộng để nghe/ gọi ra ngoài)

Số lượng trung kế và loại trung kế là thông số quan trọng khi người dùng cần cân nhắc để lựa chọn tổng đài IP. Các công nghệ hiện tại cho phép người dùng có thể lựa chọn trung kế PSTN, hay còn gọi CO-line (số máy bưu điện), VoIP (SIPtrunks), GSM (dùng SIM di động), E1, ISDN để kết nối tới nhà cung cấp dịch vụ viễn thông.

Số lượng trung kế hợp lí sẽ giúp doanh nghiệp không bị nghẽn đường gọi đi và gọi đến cho khách hàng vào lúc cao điểm.

3. Số cuộc gọi đồng thời

Đây cũng là thông số rất quan trọng khi lựa chọn tổng đài, số lượng cuộc gọi đồng thời mà tổng đài hỗ trợ được sẽ quyết định có bao nhiêu người có thể nghe gọi được cùng 1 thời điểm. Lựa chọn thông số này hợp lý sẽ hạn chế được tình trạng nghẽn các cuộc gọi vào lúc cao điểm, bao gồm cả nội mạng và cho khách hàng.  

4. Các tính năng quan trọng khác của tổng đài IP

Một trong những đặc điểm nổi trội của tổng đài IP là người dùng được sử dụng các tính năng cao cấp miễn phí, như lời chào cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, quản lý cuộc gọi.

Các tính năng này đều được tích hợp sẵn trên các dòng tổng đài VoIP mới, với các bộ nhớ trong và khả năng hỗ trợ bộ nhớ ngoài khác nhau (USB, khe cắm thẻ nhớ). Với người dùng cần ghi âm cuộc gọi nhiều, cần lưu ý lựa chọn về dung lượng bộ nhớ trong và khả năng hỗ trợ bộ nhớ ngoài.